Proforma Invoice คืออะไร?
Proforma Invoice คือใบเรียกเก็บเงินเบื้องต้นที่ออกก่อน Commercial Invoice อย่างเป็นทางการ เป็นเอกสารที่นำเสนอเงื่อนไขการทำธุรกรรมอย่างเป็นทางการ และช่วยในการอนุมัติภายในและขั้นตอนการนำเข้าของผู้ซื้อ มีรูปแบบและความรับผิดชอบที่หนักกว่าใบเสนอราคา และเป็นพื้นฐานของ Commercial Invoice ที่จะออกในอนาคต ดังนั้นความสอดคล้องของเนื้อหาจึงสำคัญมาก ผู้ซื้อใช้สิ่งนี้ในการเปิด L/C เตรียมการชำระล่วงหน้า ขอใบอนุญาตนำเข้า และคำนวณงบประมาณภาษีศุลกากร·ค่าขนส่ง ต้องระบุยอดเงิน·เงื่อนไข·HS Code·Incoterms อย่างแม่นยำ
นิยามของ Proforma Invoice
Proforma Invoice คือใบเรียกเก็บเงินเบื้องต้นที่ออกก่อน Commercial Invoice อย่างเป็นทางการ เป็นเอกสารที่นำเสนอเงื่อนไขการทำธุรกรรมอย่างเป็นทางการ และช่วยในการอนุมัติภายในและขั้นตอนการนำเข้าของผู้ซื้อ มีรูปแบบและความรับผิดชอบที่หนักกว่าใบเสนอราคา และเป็นพื้นฐานของ Commercial Invoice ที่จะออกในอนาคต ดังนั้นความสอดคล้องของเนื้อหาจึงสำคัญมาก ผู้ซื้อใช้สิ่งนี้ในการเปิด L/C เตรียมการชำระล่วงหน้า ขอใบอนุญาตนำเข้า และคำนวณงบประมาณภาษีศุลกากร·ค่าขนส่ง ต้องระบุยอดเงิน·เงื่อนไข·HS Code·Incoterms อย่างแม่นยำ
การใช้งาน Proforma Invoice
ผู้ซื้อดำเนินการขออนุญาตนำเข้า การเปิด L/C อนุมัติการชำระล่วงหน้า กำหนดงบประมาณภาษีศุลกากร·ภาษี ขอใบเสนอราคาจาก Forwarder ตาม Proforma Invoice เนื่องจากธนาคาร ศุลกากร และผู้ขนส่งทั้งหมดอ้างอิง ผู้ขายต้องเขียนชื่อนิติบุคคล·ที่อยู่·เลขประจำตัวภาษี ท่าเรือต้นทาง/ปลายทาง คำอธิบายสินค้า ราคาต่อหน่วย·จำนวน·ยอดรวม เงื่อนไขการชำระเงิน วันส่งมอบ ประกัน·เงื่อนไขบรรจุภัณฑ์ โดยไม่ขาด หากค่ากับ Commercial Invoice ต่างกัน อาจเกิดการล่าช้าของพิธีการศุลกากรหรือการ Reject จากธนาคาร
รายการบังคับ
รวมข้อมูลผู้ขาย/ผู้ซื้อ หมายเลขใบแจ้งหนี้และวันที่ออก ชื่อสินค้า·Spec·HS Code จำนวน·ราคาต่อหน่วย·สกุลเงิน ยอดรวม Incoterms วิธีการขนส่ง (ทางทะเล/ทางอากาศ) วันที่ขนส่งที่คาดการณ์ไว้ รูปแบบบรรจุภัณฑ์ แหล่งกำเนิด อายุ ลายเซ็น·ตราประทับ หากมีส่วนลดหรือ Rebate ระบุเป็นบรรทัดแยก และระบุข้อมูลการโอนเงินธนาคารและฝ่ายที่รับผิดชอบค่าธรรมเนียม (OUR/SHA/BOC) อย่างชัดเจน จะป้องกันการล่าช้าในการชำระเงิน
ข้อควรระวังในการเขียน
หากเขียนเงื่อนไขที่ยังไม่ได้ยืนยัน ความเสี่ยงของความไม่สอดคล้องกับ Commercial Invoice จะเพิ่มขึ้น ระบุวันที่อ้างอิงอัตราแลกเปลี่ยน อายุ จำนวนที่สามารถจัดหา ความคลาดเคลื่อนวันส่งมอบที่อนุญาต อย่างชัดเจน และสำหรับสินค้าที่ต้องการกฎระเบียบหรือใบรับรอง ระบุ Lead Time ที่คำนึงถึงระยะเวลาเตรียมใบรับรอง การระบุค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม เช่น ค่าบรรจุภัณฑ์·ประกัน·ค่าธรรมเนียมการออกเอกสาร แยกต่างหาก จะลดข้อพิพาทเรื่องค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิด
กระบวนการออกและการแก้ไข
หลังออกฉบับร่าง รับการยืนยันจากลูกค้า และหากเกิดการพิมพ์ผิดหรือเปลี่ยนจำนวน ต้องออกฉบับแก้ไขทันทีและจัดการเวอร์ชัน ทิ้งเครื่องหมายการแก้ไขในหมายเลขใบแจ้งหนี้ และสรุปการเปลี่ยนแปลงในเนื้อความอีเมล เพื่อลดความสับสน ในประเทศที่ต้องการลายเซ็น ให้ PDF ที่ประทับตรา และหลังจากอนุมัติสุดท้าย จำกัดสิทธิ์ภายในเพื่อป้องกันการแก้ไขโดยไม่เลือกหน้า
การเชื่อมโยงกับ Commercial Invoice
Proforma Invoice ต้องเหมือนกับ Commercial Invoice ให้มากที่สุด หากคำอธิบายสินค้า ยอดเงิน Incoterms และข้อมูลการขนส่งต่างกัน ธนาคารอาจปฏิเสธการชำระเงินเนื่องจากความไม่สอดคล้องของเอกสาร หรือศุลกากรอาจคำนวณภาษีใหม่ หากมีความแตกต่างที่ไม่อาจหลีกเลี่ยงได้ เช่น การเปลี่ยนแปลงปริมาณการส่ง แจ้งลูกค้า ธนาคาร และ Forwarder ล่วงหน้า และต้องส่งเอกสารแก้ไขครบชุด
Proforma Invoice을 활용한 해외영업, 린다로 시작해보세요
린다 AI는 Proforma Invoice 같은 개념을 활용해 우리 회사에 딱 맞는 글로벌 바이어를 자동으로 발굴하고 영업합니다.