什么是形式发票（Proforma Invoice）？
形式发票（Proforma Invoice）是在正式交易前向买方发出的预备性发票，记载预计的产品、数量、单价、总额、贸易条件和付款条件。不具有正式发票的法律约束力，但在报价确认、进口许可证申请、信用证开立和预算审批用途中使用。可以视为报价单和正式商业发票之间的桥梁文件。
形式发票的定义
形式发票（Proforma Invoice）是在正式交易前向买方发出的预备性发票，记载预计的产品、数量、单价、总额、贸易条件和付款条件。不具有正式发票的法律约束力，但在报价确认、进口许可证申请、信用证开立和预算审批用途中使用。可以视为报价单和正式商业发票之间的桥梁文件。
形式发票用途
主要包含发行人和收件人信息、发票编号和发行日期、产品明细（名称、规格、数量、单价、总额）、贸易条件（Incoterms）、付款条件、装运方式和预计日期、包装信息、有效期等。格式与商业发票相似，但需明确标注'Proforma Invoice'字样。
必须填写的项目
形式发票以买方为对象用于多种用途。在进口许可证或外汇许可证申请时的行政手续文件、银行信用证开立时的参考文件、买方内部预算审批用参考文件、关税预估和进口成本计算的基础资料等方面发挥作用。
撰写注意事项
形式发票应准确一致地反映双方协商的条件。与报价单的内容保持一致并在最终合同前适用。需要修改时，以新编号重新发出并明确记录变更历史。发行后应确认买方是否收到并有无问题。
发行与修改流程
形式发票向商业发票的转换应无缝进行。正式订单确认后基于形式发票的条件签发商业发票，两份文件之间不应有任何差异。如果有条件变更应反映并留下记录。作为系统化的文件管理流程的一部分运营可以减少错误。
与商业发票的衔接
追踪形式发票的发行量、转化为正式订单的比率和平均处理时间来评估运营效率。分析形式发票发行后未转化为订单的原因（价格问题、竞品转换、买方内部事项等）并反映到销售战略改善中。