Apa itu Proforma Invoice?
Proforma Invoice adalah tagihan pendahuluan yang diterbitkan sebelum invoice komersial resmi, yaitu dokumen yang secara resmi menyajikan syarat transaksi dan membantu persetujuan internal serta prosedur impor pembeli. Lebih berat dalam format dan tanggung jawab daripada penawaran, dan karena menjadi dasar invoice komersial yang akan diterbitkan kemudian, konsistensi isi sangat penting.
Definisi Proforma Invoice
Proforma Invoice adalah tagihan pendahuluan yang diterbitkan sebelum invoice komersial resmi, yaitu dokumen yang secara resmi menyajikan syarat transaksi dan membantu persetujuan internal serta prosedur impor pembeli. Lebih berat dalam format dan tanggung jawab daripada penawaran, dan karena menjadi dasar invoice komersial yang akan diterbitkan kemudian, konsistensi isi sangat penting. Pembeli menggunakannya untuk pembukaan L/C, persiapan transfer di muka, pengajuan lisensi impor, dan estimasi anggaran bea cukai/ongkos kirim. Harga, syarat, kode HS, dan Incoterms harus dicantumkan dengan akurat.
Kegunaan Proforma Invoice
Pembeli menggunakan proforma invoice sebagai dasar untuk izin impor, pembukaan L/C, persetujuan transfer di muka, penganggaran bea cukai/pajak, dan permintaan penawaran forwarder. Karena bank, bea cukai, dan perusahaan pengangkutan semuanya merujuk padanya, penjual harus mencantumkan tanpa kelalaian nama badan hukum/alamat/nomor pajak, pelabuhan muat/bongkar, deskripsi produk, harga satuan/kuantitas/total, syarat pembayaran, waktu pengiriman, dan syarat asuransi/pengemasan. Jika nilai berbeda dengan invoice komersial, keterlambatan kepabeanan atau penolakan bank bisa terjadi.
Item Wajib Dicantumkan
Sertakan informasi penjual/pembeli, nomor dan tanggal invoice, nama produk/spesifikasi/kode HS, kuantitas/harga satuan/mata uang, total, Incoterms, metode pengangkutan (laut/udara), tanggal pengiriman yang diharapkan, jenis pengemasan, negara asal, masa berlaku, dan tanda tangan/cap. Jika ada diskon atau rebate, cantumkan sebagai baris terpisah, dan cantumkan informasi rekening bank serta pihak penanggung jawab biaya transfer (OUR/SHA/BOC) dengan jelas agar tidak terjadi keterlambatan pembayaran.
Hal Penting saat Pembuatan
Mencantumkan syarat yang belum pasti meningkatkan risiko ketidaksesuaian dengan invoice komersial. Cantumkan tanggal dasar nilai tukar, masa berlaku, kuantitas yang dapat dipasok, toleransi waktu pengiriman dengan jelas, dan untuk barang yang diregulasi atau memerlukan sertifikasi, cantumkan lead time yang mempertimbangkan waktu persiapan sertifikat. Mencantumkan biaya tambahan seperti pengemasan, asuransi, dan biaya penerbitan dokumen secara terpisah mengurangi argumen biaya tak terduga.
Proses Penerbitan dan Revisi
Setelah draf diterbitkan dan diverifikasi pelanggan, jika ada kesalahan ketik atau perubahan kuantitas, segera terbitkan edisi revisi dan kelola versinya. Tandai revisi pada nomor invoice, dan rangkum perubahan di body email untuk mengurangi kebingungan. Di negara yang memerlukan versi bertanda tangan, sediakan PDF bercap, dan setelah persetujuan akhir, batasi wewenang internal untuk mencegah modifikasi sembarangan.
Hubungan dengan Invoice Komersial
Proforma invoice harus semaksimal mungkin identik dengan invoice komersial. Jika deskripsi produk, jumlah, Incoterms, atau informasi pengiriman berbeda, bank bisa menolak pembayaran karena ketidaksesuaian dokumen, atau bea cukai bisa menghitung ulang pajak. Jika ada perbedaan yang tak terhindarkan seperti perubahan volume pengiriman, beritahu pelanggan, bank, dan forwarder terlebih dahulu dan sediakan dokumen revisi secara bersamaan.
Terapkan "Proforma Invoice" dalam strategi penjualan global Anda
AI Rinda memanfaatkan konsep seperti Proforma Invoice untuk menemukan dan menghubungi pembeli global yang tepat secara otomatis.